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Häufige Fragen

Was kann ich im Bereich „Unternehmen“ verwalten?​

Im Menüpunkt Unternehmen verwaltest du alle grundlegenden Einstellungen deines kutego®-Kontos, die für dein gesamtes System gelten. Dazu gehören:

  • Unternehmensdaten
  • E-Mail-Versand
  • Benutzer & Mitarbeiter
  • Rollen & Berechtigungen
  • Standorte
  • Rechtliche Dokumente (Impressum, AGB und Datenschutz)
  • E-Mail-Konten (nur mit Webmodul)
  • System-E-Mails & Vorlagen

Dieser Bereich ist das Zentralnervensystem deiner Software.

Wo kann ich meine allgemeinen Unternehmensdaten hinterlegen?​

Unter Unternehmen > Einstellungen trägst du deine Stammdaten mit allen wichtigen Informationen ein, z. B.:

  • Firmenname
  • Anschrift
  • Telefonnummer
  • E-Mail-Adresse
  • Logo
    Diese Daten werden automatisch in deinen Rechnungen, Verträgen und System-E-Mails verwendet.

Wo kann ich meine Kontakt- und Supportdaten anpassen?​

Unter Unternehmen > Einstellungen > E-Mail-Versand kannst du festlegen:

  • offizielle Seiten-E-Mailadresse: Diese E-Mail Adresse wird zur Aussendarstellung verwendet wie z.B. als Kontaktmöglichkeit auf deiner Webseite oder in den PDF-Dateien.
  • Absender-E-Mail für Systemmails: Diese E-Mail Adresse wird bei jeder vom System versendeten E-Mail als Absender verwendet (SMTP-Daten für diese Mailadresse hinterlegen)

Diese Daten erscheinen in E-Mails, im Kundenportal und auf der Webseite.

Wie lege ich Standorte an und verwalte diese?​

Unter Unternehmen > Standorte kannst du beliebig viele Standorte anlegen – ideal, wenn du mehrere Filialen, Hallen, Becken oder Arbeitsorte betreibst. Für jeden Standort hinterlegst du:

  • Adresse
  • Räume oder Becken
  • Öffnungszeiten
  • Schließzeiten
  • (optional) Dokumente: Diese werden bei einer Kurs~~, Termin~~ oder Ticketbuchung mit diesem Standort automatisch als Anhang der Buchungsbestellbestätigung zugefügt.

Wie lege ich einen neuen Mitarbeiter in kutego® an?​

Gehe zu Unternehmen > Mitarbeiter und klicke auf „Anlegen“. Zum Erstellen eines Mitarbeiterkontos benötigst du lediglich:

  • E-Mail-Adresse
  • Anrede, Vorname und Name (unter Personendaten)

Anschließend kannst du:

  • eine Benutzerrolle zuweisen (Berechtigungen & Sichtbarkeit),
  • festlegen, ob die Person als Kursleiter/Dozent auswählbar sein soll (Haken bei der Abfrage setzen),
  • bestimmen, ob der Mitarbeiter auf der Teamseite deiner Webseite angezeigt wird (Haken bei der Abfrage setzen),
  • optional ein Profilbild, eine Beschreibung und Dokumente hinterlegen.

Jeder Mitarbeiter erhält eigene Login-Daten und nur Zugriff auf die Bereiche, die du mit der Benutzerrolle freigibst.

Wie funktionieren Benutzerrollen und Berechtigungen?​

Unter Unternehmen > Benutzerrollen kannst du individuelle Berechtigungen definieren. Für jede Rolle legst du fest, welche Bereiche der Mitarbeiter sehen und bearbeiten darf.
Typische Rollen sind: Kursleiter, Buchhaltung, Büro, Marketing, Standortleitung. kutego® erlaubt dir eine sehr genaue Rechtevergabe. Du kannst einem Mitarbeiter in seinem Mitarbeiterkonto die gewünschte Berechtigung zuweisen. Anschließend kannst du über den lila Button “Identität annehmen” in der Mitarbeiterübersicht überprüfen, ob er nach seinem Login Zugriff auf die gewünschten Bereiche hat. Erst wenn du damit zufrieden bist, solltest du ihm die Zugangsdaten für seinen Mitarbeiter-Login zusenden.

Wie kann ich eigene E-Mail-Adressen für mein Unternehmen anlegen?​

Dies ist nur möglich, wenn du das Webmodul gebucht hast. Unter Unternehmen > E-Mail-Konten kannst du beliebig viele E-Mail-Adressen mit deiner Domain anlegen. Die Postfächer werden automatisch auf dem kutego® Mail-Server erstellt und können über den integrierten Webmailer genutzt werden. Diesen Navigationspunkt sieht ausschließlich der Eigentümer, da es sich hier um Firmenmailadressen handelt.

Wie hinterlege ich meine SMTP-Daten für den Versand von E-Mails?​

Unter Unternehmen > Einstellungen > E-Mail-Versand kannst du dein E-Mail-Konto für den Versand verknüpfen.
Dort hinterlegst du:

  • SMTP-Server
  • Port
  • Benutzername (meist = Mailadresse)
  • Passwort (der Mailadresse, für den Mailabruf)
  • Verschlüsselungsart
    Alle E-Mails, die kutego® versendet, werden über den hinterlegten SMTP-Versand verschickt. Mit dem Button “Testmail versenden” kannst du überprüfen, ob deine Einstellungen korrekt sind. Bitte hinterlege auch das Versandlimit/Minute für dein Mailkonto (dein Mailanbieter kann dir Auskunft geben).

Wie kann ich mein Impressum und meine AGB hinterlegen?​

Gehe zu Unternehmen > Einstellungen > Rechtliches. Dort kannst du eigene Texte für:

  • Impressum (wird alternativ automatisiert aus den Unternehmensdaten bezogen)
  • AGB
  • Widerrufsbelehrung einfügen.

Überprüfe auch im Reiter “Datenschutz”, ob wir unsere Datenschutzerklärung für dein Unternehmen ergänzen müssen – dies kannst du über die entsprechenden Abfrageschalter konfigurieren.
Diese Inhalte werden automatisch auf deiner Webseite (mit Webmodul), im Buchungstunnel und im Kundenportal verlinkt.

Wie kann ich mein Firmenlogo hochladen oder ändern?​

Unter Unternehmen > Einstellungen > Logo/Favicon kannst du dein Logo hochladen. Dieses wird automatisch auf Rechnungen, PDF-Dokumenten wie Terminlisten, System-E-Mails, der Onlinebuchung, deiner Webseite sowie im Kundenportal eingebunden. Ergänze zudem das Favicon, das im Browser-Tab angezeigt wird, um deine Marke optimal zu präsentieren.

Wofür kann ich benutzerdefinierte Felder in kutego® nutzen?​

Mit benutzerdefinierten Feldern kannst du eigene Abfragen in deinem Buchungstunnel oder im Kontaktformular hinzufügen. So kannst du alle Informationen abfragen, die du für deine Kurse, Teilnehmer oder dein Unternehmen benötigst. Beim Anlegen eines Feldes bestimmst du, an welcher Position es erscheinen soll, z. B.:

  • im ersten Buchungsschritt bei den Kundendaten,
  • beim Teilnehmer, um zusätzliche Angaben einzuholen,
  • im letzten Buchungsschritt, in der Buchungsübersicht, z. B. für Hinweise oder Marketingfragen („Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden?“).

Benutzerdefinierte Felder können als Pflichtfelder markiert werden und lassen sich anschließend über die Antwortübersicht prozentual auswerten.
So erhältst du strukturierte Informationen direkt während der Buchung und musst sie nicht nachträglich beim Kunden abfragen.

Wie lege ich ein benutzerdefiniertes Feld an?​

Unter Unternehmen > Benutzerdefinierte Felder kannst du eigene Abfragefelder anlegen und definieren:

  • Feldtyp (Text, Auswahl, Option, Dropdown usw.)
  • Position (z. B. Kundendaten, Teilnehmerdaten, Rechnungsübersicht, Kontaktformular)
  • optionale Pflichtfeld-Einstellung
  • Anzeige (bei allen Buchungen oder auf bestimmte Angebote beschränkte Abfrage?)
    Das Feld erscheint sofort im ausgewählten Bereich.

Wie kann ich in kutego® eine eigene Umfrage erstellen?​

Gehe zu Unternehmen > Umfragen und klicke auf „Anlegen“. Dort kannst du eine Frage formulieren und beliebig viele Antwortmöglichkeiten mit eigenen Beschreibungen hinterlegen. Die Umfrage wird nach dem Speichern automatisch in allen Kunden-Logins angezeigt.

Wo sehen meine Kunden die Umfrage?​

Sobald die Umfrage aktiviert ist, erscheint sie direkt beim Login des Kunden als erste sichtbare Ansicht. Der Kunde kann die Umfrage beantworten oder sie schließen.

Kann ich eine Umfrage nur bestimmten Kundengruppen anzeigen?​

Nein. Umfragen werden immer allen Kunden angezeigt, die sich in ihr Kundenkonto einloggen. Eine Einschränkung auf bestimmte Zielgruppen ist nicht möglich.

Kann ich eine Umfrage zeitlich begrenzen?​

Ja. Beim Anlegen kannst du optional ein Enddatum hinterlegen. Nach Ablauf des Zeitraums wird die Umfrage automatisch geschlossen.

Kann ich eine Umfrage manuell schließen?​

Ja. Unter Unternehmen > Umfragen kannst du eine aktive Umfrage jederzeit manuell schließen. Du entscheidest ebenfalls, ob die Umfrage weiterhin im Kundenbereich sichtbar bleiben soll oder nicht.

Wie werden die Antworten meiner Kunden gespeichert?​

Alle abgegebenen Stimmen werden im Bereich Unternehmen > Umfragen gesammelt. Dort kannst du sehen:

  • wie viele Kunden abgestimmt haben,
  • welche Antwortoption wie häufig ausgewählt wurde,
  • wie die prozentuale Verteilung ist.

Kann ein Kunde eine Umfrage mehrfach beantworten?​

Nein. Jeder Kunde kann eine Umfrage nur einmal beantworten. Nach der Stimmabgabe wird die Umfrage für diesen Kunden nicht erneut angezeigt.

Können Kunden eine Umfrage ignorieren?​

Ja. Kunden können die Umfrage schließen, ohne abzustimmen. Die Umfrage erscheint jedoch beim nächsten Login erneut, solange sie aktiv ist.

Kann ich mehrere Umfragen gleichzeitig anzeigen lassen?​

Ja, du kannst mehrere aktive Umfragen anlegen. Im Kundenlogin werden diese nacheinander angezeigt.

Wofür eignen sich Umfragen in kutego® besonders gut?​

Umfragen eignen sich optimal für:

  • schnelle Kundenzufriedenheit
  • Abstimmungen zu neuen Konzepten
  • einfache Marktforschung
  • kurze Entscheidungsfragen (z. B. Ferientermine, Kurszeiten)
    Da die Umfragen jedem Kunden angezeigt werden, erreichst du eine besonders hohe Beteiligung.

Wie funktioniert die Zeiterfassung für Mitarbeiter in kutego®?​

Die Zeiterfassung in kutego® besteht aus zwei Bereichen:
1. Automatische Zeiterfassung für Kursleiter und Dozenten: Wenn in einer Kategorie ein Stundenlohn hinterlegt ist und die automatische Zeiterfassung aktiviert ist, erfasst kutego® automatisch alle Kurs- und Terminzeiten eines Mitarbeiters. Diese Zeiten erscheinen anschließend unter Unternehmen > Zeiterfassung und können dort ausgewertet, gefiltert und für die Lohnabrechnung genutzt werden.
2. Manuelle Zeiterfassung für zusätzliche Tätigkeiten: Alles, was nicht automatisch über die Kursleiterzeiten erfasst wird – z. B. Bürozeiten, Aufräumarbeiten oder Vorbereitungszeiten – kann manuell eingetragen werden. Dafür definierst du unter Unternehmen > Einstellungen > Manuelle Zeiterfassung die möglichen Tätigkeiten.

kutego® ist keine Stechuhr und erfüllt nicht die gesetzliche Pflicht zur minutengenauen Start-/Endzeiterfassung. Nur die Zeiten der Kursleiter werden automatisch erfasst und manuell eingetragene Tätigkeiten dokumentiert. Dadurch eignet sich das System ideal für die Abrechnung von Honorarkräften.

Wie werden automatische Kursleiterzeiten erfasst?​

Sobald ein Mitarbeiter als Kursleiter oder Dozent in einem Kurs oder Einzeltermin eingetragen ist und die Kategorie einen Stundenlohn enthält, erfasst kutego®:

  • Datum und Dauer jedes Termins
  • den verantwortlichen Kursleiter
  • den hinterlegten Stundenlohn
  • eine automatische Lohnberechnung
  • eventuelle Überstunden (optional)
    Diese Daten erscheinen automatisch im Bereich Unternehmen > Zeiterfassung und können hier ausgewertet werden.

Wie kann ich manuelle Tätigkeiten für Mitarbeiter erfassen?​

Um eine manuelle Zeiterfassung anzulegen, gehst du zu:

  • Unternehmen > Zeiterfassung > Anlegen

Dort kannst du hinterlegen:

  • Mitarbeiter
  • Tätigkeit (aus der Liste der zuvor manuell definierten Tätigkeiten)
  • Datum
  • Stunden und Minuten
  • optional: Notizen
  • Auswahl, ob die Zeit als Lohn oder Überstunde gespeichert wird
    Manuelle Zeiten können vom Mitarbeiter selbst (wenn er die Berechtigung dafür hat) oder von einem berechtigten Vorgesetzten gepflegt werden.

Wie definiere ich, welche Tätigkeiten manuell erfasst werden können?​

Unter Unternehmen > Einstellungen > Manuelle Zeiterfassung kannst du eigene Tätigkeiten mit Stundenlohn anlegen, z. B.:

  • Bürozeiten
  • Vor- und Nachbereitung
  • Reinigung
  • Materialpflege
  • interne Besprechungen
    Diese Tätigkeiten stehen anschließend in der manuellen Erfassung als Auswahl zur Verfügung.

Wo sehe ich die gesamte Zeiterfassung meiner Mitarbeiter?​

Unter Unternehmen > Zeiterfassung erhältst du eine vollständige Übersicht über:

  • automatische Kursleiterzeiten
  • manuelle Tätigkeiten
  • Gesamtstunden pro Monat
  • Lohnberechnung nach Stundenlohn
  • Überstunden

Diese Daten können gefiltert und exportiert werden.

Kann ich Zeiterfassungsdaten für die Lohnabrechnung exportieren?​

Ja. Alle Zeiteinträge lassen sich als CSV-Datei exportieren, z. B. für:

  • Lohnbüro
  • Steuerberater
  • interne Abrechnung
  • Monatsabrechnungen pro Mitarbeiter

Können Zeiterfassungen korrigiert oder gelöscht werden?​

Ja. Berechtigte Benutzer können Zeiten jederzeit anpassen oder entfernen. Alle Änderungen erfolgen zentral über Unternehmen > Zeiterfassung.

Kann ein Mitarbeiter seine Zeiten selbst eintragen?​

Ja, wenn seine Benutzerrolle die nötigen Rechte hat. Falls nicht, kann ein Vorgesetzter die Einträge übernehmen.

Erfüllt die Zeiterfassung in kutego® die gesetzlichen Anforderungen zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung?​

Nein. kutego® ist keine gesetzliche Stechuhr.
Es werden:

  • automatisch nur Kursleiter- und Dozentenstunden getrackt
  • manuell zusätzliche Tätigkeiten erfasst
    Eine automatische Start-/Endzeiterfassung ist nicht Bestandteil des Systems.

Was muss ich tun, wenn ein Kursleiter falsch zugeordnet wurde?​

Wenn ein Kursleiter in einem Kurs oder an einzelnen Kurstagen/Einzelterminen falsch zugeordnet wurde, musst du wissen, dass bereits erzeugte Zeiterfassungen nicht automatisch rückwirkend korrigiert werden. Änderungen wirken sich immer nur auf zukünftige Termine aus. Für bereits erfasste Zeiten gilt daher:
1. Kursleiter im Kurstermin korrigieren: Ändere im Kurstermin den Kursleiter oder passe einzelne Kurstage entsprechend an.
2. Bestehende Zeiterfassung rückwirkend korrigieren: Öffne Unternehmen > Zeiterfassung und lösche den Eintrag für den Zeitraum, in dem der falsche Kursleiter hinterlegt war oder korrigiere ihn auf den richtigen Mitarbeiter. Nur so wird verhindert, dass der falsche Mitarbeiter Lohn- oder Stundenzeiten gutgeschrieben bekommt.
Nach der Korrektur erstellt kutego® automatisch die richtigen Zeiteinträge für alle zukünftigen Tage.

Welche Abwesenheitsarten kann ich in kutego® hinterlegen?​

Du kannst im Bereich Unternehmen > Abwesenheiten verschiedene Abwesenheitsarten auswählen, z. B.:

  • Urlaub
  • Krankheit
  • Überstundenabbau
  • Elternzeit
  • Fortbildung
  • unbezahlter Urlaub
  • interne Veranstaltungen
    Diese Gründe sind rein intern und werden nicht gegenüber Kunden angezeigt.

Was ist der Unterschied zwischen ganztägiger und zeitlich begrenzter Abwesenheit?​

Du kannst entscheiden, ob ein Mitarbeiter:

  • ganztägig abwesend ist (z. B. Urlaub, Krankheit)
  • nur zu bestimmten Tageszeiten abwesend ist (z. B. Fortbildung von 9–12 Uhr)
    Bei zeitlich begrenzten Abwesenheiten werden nur die betroffenen Zeiten berücksichtigt – das ist besonders wichtig im Terminmodul.

Welche Auswirkungen hat eine Abwesenheit auf Kurse und Einzeltermine?​

Beim Anlegen der Abwesenheit hast du zwei Möglichkeiten:

  • Von Terminen/Kurstagen auschecken: Der Termin oder Kurs bleibt bestehen, der Mitarbeiter wird nur als Kursleiter entfernt. Die automatische Zeiterfassung läuft für diesen Zeitraum nicht. Der Eigentümer erhält automatisch eine E-Mail, dass ein Termin neu besetzt werden muss. Im Dashboard können zusätzlich alle Termine gefiltert werden, die ohne Kursleiter sind.
  • Termin/Kurstag absagen: Der Termin wird automatisch auf „fällt aus“ gesetzt, Kunden können dabei optional per E-Mail informiert werden. Es erfolgt keine automatische Erstattung, damit du flexibel entscheiden kannst > diese kannst du im Kurstermin > Tage manuell auslösen.

Was passiert, wenn für die Abwesenheit keine Vertretung gefunden wird?​

Wenn beim Anlegen der Abwesenheit bereits klar ist, dass niemand den Kurs oder Termin vertreten kann, kannst du direkt die Option „Kurstermin/Termine absagen“ wählen. Der Termin wird als “fällt aus” markiert und die Kommunikation an die Kunden kann direkt ausgelöst werden.

Wie sehe ich, welche Kurse oder Termine keinen Kursleiter mehr haben?​

Im Dashboard kannst du gezielt nach Kursterminen ohne Kursleiter filtern. Hier findest du alle Kurs- und Einzeltermine, die durch Abwesenheiten neu besetzt werden müssen. So können auch Mitarbeiter prüfen, ob sie an einem Tag als Vertretung einspringen können.

Welche Auswirkungen haben Abwesenheiten auf die Buchbarkeit im Terminmodul?​

Ist ein Mitarbeiter im Zeitraum seiner Abwesenheit für Einzeltermine buchbar, blockiert kutego® diese Zeiträume automatisch. Der Kunde kann diese Zeiten nicht mehr auswählen, und sie erscheinen im Terminmodul als „nicht buchbar“.

Werden durch Abwesenheiten automatisch Zeiterfassungen korrigiert?​

Nein. Wenn ein Mitarbeiter für vergangene Kurstage entfernt wird, werden die bereits erstellten Zeiteinträge nicht automatisch rückwirkend korrigiert. Bereits erzeugte Zeiterfassungen müssen manuell gelöscht oder korrigiert werden. Zukünftige Termine werden nach der Abwesenheitsänderung automatisch korrekt verarbeitet, wenn der Mitarbeiter bei der Abwesenheit entweder vom Tag ausgecheckt wurde oder der Tag als “fällt aus” markiert wurde.

Können Abwesenheiten beim Einsatzplan oder Dienstplan benutzt werden?​

Ja. Du kannst dir im Dashboard gezielt Abwesenheiten von Mitarbeitern anzeigen lassen. Sie dienen als Grundlage für:

  • Kursleiterplanung
  • Terminvertretungen
  • Urlaubsübersichten
  • Einsatzkoordination
    Dadurch siehst du schnell, wo Personalengpässe entstehen.

Über die Filteroption “Kurstermine ohne Kursleiter” kannst du direkt sehen, welche Vertretungen noch organisiert werden müssen.

Können Abwesenheiten von Mitarbeitern selbst eingetragen werden?​

Das hängt von der Benutzerrolle ab. Ein Mitarbeiter kann Abwesenheiten selbst eintragen, wenn ihm diese Berechtigung zugewiesen wurde. Alternativ kann ein Vorgesetzter die Abwesenheit für ihn anlegen.

Kann ich mir die Geburtstage meiner Mitarbeiter anzeigen lassen?​

Ja. Im Geburtstagskalender unter Kunden > Geburstagskalender werden dir auch die Geburtstage deiner Mitarbeiter angezeigt – farblich rot markiert. Dadurch kannst du auf einen Blick erkennen, wann der nächste Mitarbeiter Geburstag hat.

Meine E-Mails werden nicht mehr an die Kunden versendet – woran liegt das?​

Wenn E-Mails nicht wie erwartet versendet werden, kannst du die Ursache an mehreren Stellen prüfen. Unter Unternehmen > System-E-Mails > versendete E-Mails findest du zu jeder Nachricht einen Fehlercode, der von deinem E-Mail-Server ausgegeben wird. Nutzt du nicht das kutego®-Webmodul, sondern deinen eigenen SMTP-Server, wende dich bei serverbezogenen Fehlermeldungen an deinen E-Mail-Provider.

Die häufigsten Gründe für Versandprobleme sind:

  • Falsche SMTP-Einstellungen: Unter Unternehmen > Einstellungen > E-Mail-Versand kannst du die eingerichteten SMTP-Daten prüfen. Versende dort eine Test-Mail. Nur wenn „Test-Mail erfolgreich versendet“ grün angezeigt wird, ist die Konfiguration korrekt. Sind die Angaben falsch, korrigiere sie und speichere erneut. Anschließend kannst du alle nicht versendeten E-Mails markieren und über Tools > Erneut versenden verschicken.
  • Versandlimit falsch eingestellt: Wenn du etwa einen Newsletter mit vielen Empfängern versendet hast und dein Versandlimit zu hoch eingestellt war, kann dein E-Mail-Server blockiert worden sein. Passe das Versandlimit an. Starte den Versand erneut oder kontaktiere deinen E-Mail-Provider.
  • Fehlerhafte Kunden-E-Mail-Adresse: Ein simpler, aber häufiger Grund: Die E-Mail-Adresse des Kunden enthält einen Schreibfehler. Kontrolliere diese im Kundenkonto.
  • Sandbox-Modus im Webmodul aktiviert: Wenn du kürzlich deine Webseite neu gestaltet oder getestet hast, könnte der Sandbox-Modus aktiv sein. Unter Webseite > Einstellungen kannst du diesen deaktivieren. Im Sandbox-Modus werden E-Mails ausschließlich an dich als Eigentümer gesendet, nicht an Kunden. Nach der Deaktivierung kannst du alle Nachrichten erneut als Massenaktion über Tools versenden.

Warum stimmt die Anzahl der berechneten Urlaubstage nicht?​

Die Berechnung der Urlaubstage basiert auf den im Mitarbeiterkonto hinterlegten Arbeitstagen. Sind diese nicht korrekt gepflegt, kann es zu Abweichungen kommen – zum Beispiel, wenn Wochenenden fälschlicherweise als Arbeitstage hinterlegt sind.

Warum sollte ich die Arbeitstage im Mitarbeiterkonto hinterlegen?​

Die hinterlegten Arbeitstage sind die Grundlage für automatische Berechnungen im System. Sie sorgen dafür, dass Urlaubs- und Abwesenheitstage korrekt ermittelt werden.

Wie beeinflussen die Arbeitstage im Mitarbeiterkonto die Berechnung von Urlaubstagen?​

Nur die definierten Arbeitstage werden bei der Urlaubsberechnung berücksichtigt. Tage, die nicht als Arbeitstage hinterlegt sind (z. B. Wochenenden), werden automatisch nicht gezählt.

Warum werden bei mir Wochenenden als Urlaubstage mitgezählt?​

Das passiert, wenn Wochenendtage im Mitarbeiterkonto als Arbeitstage hinterlegt sind. Das System geht dann davon aus, dass an diesen Tagen regulär gearbeitet wird.

Wie stelle ich sicher, dass nur tatsächliche Arbeitstage berechnet werden?​

Überprüfe und pflege die Arbeitstage im Mitarbeiterkonto korrekt (z. B. Montag bis Freitag). Nach Änderungen solltest du bestehende Abwesenheiten löschen und neu anlegen, damit die Berechnung aktualisiert wird.

Wie werden Weihnachten und Silvester bei Urlaubstagen berechnet?​

Für Weihnachten und Silvester wird im System jeweils ein halber Urlaubstag angerechnet. Diese Regelung erfolgt automatisch bei der Berechnung der Abwesenheiten.

Kann ich die Teilnehmer-Bezeichnung auf Tiere anpassen?​

Ja! Wechselt dazu in die Unternehmenseinstellungen und wählt die passende Branche aus:

Tiere > Teilnehmer-Bezeichnung ändert sich zu Tier / Teilnehmer
Hundeschule > Teilnehmer-Bezeichnung ändert sich zu Hund / Teilnehmer

So könnt ihr flexibel erfassen, ob es sich um ein Tier oder einen Menschen handelt.

Wie aktiviere ich die englische Sprache für meine Buchungsseite?​

Gehe zu Unternehmen > Einstellungen > Einstellungen. Dort kannst du Englisch als zusätzliche Sprache aktivieren und festlegen, welche Sprache als Standard angezeigt werden soll.

Muss ich alle Texte selbst auf Englisch übersetzen?​

Nur deine individuellen Inhalte wie Kursbeschreibungen, Kategorien oder Seitentitel musst du selbst übersetzen. Alle systemseitigen Elemente wie Schaltflächen, Spaltenbezeichnungen oder Beschriftungen im Buchungstunnel werden automatisch ins Englische übersetzt.

Wo gebe ich die englischen Texte ein?​

Sobald du die Mehrsprachigkeit aktiviert hast, erscheint in allen Texteingabefeldern ein zusätzliches Feld für die englische Version. Du findest es z. B. bei Kurskategorien, Angebotsbeschreibungen und Seitentiteln.

Was passiert, wenn ich für ein Angebot keine englische Übersetzung hinterlegt habe?​

In diesem Fall wird dem Kunden die Standardsprache angezeigt. Wir empfehlen dir, alle kundenrelevanten Texte zu übersetzen, damit das Erlebnis für internationale Kunden durchgängig ist.

Wie wechselt mein Kunde die Sprache?​

Primär wird deine definierte Standardsprache verwendet. Im Header erscheint oben im Kopfbereich eine Sprachauswahl. Dort kann dein Kunde jederzeit zwischen Deutsch und Englisch wechseln.

Kann ich die Standardsprache nachträglich ändern?​

Ja. Die Standardsprache lässt sich jederzeit unter Unternehmen > Einstellungen > Einstellungen anpassen.

Werden auch die Angaben zu Vertragslaufzeiten und Preisen übersetzt?​

Ja. Vertragslaufzeiten, Beschriftungen im Buchungstunnel und weitere Systemtexte werden automatisch in der gewählten Sprache angezeigt. Preise und Währungen bleiben unverändert.

Kann ich weitere Sprachen außer Englisch hinzufügen?​

Aktuell steht Englisch als zusätzliche Sprache zur Verfügung. Weitere Sprachen sind in Planung.

Was ist ein variabler Standort und wann sollte ich ihn nutzen?​

Ein variabler Standort ist ein Standort ohne feste Adresse – gedacht für Onlinekurse oder Angebote mit wechselnden Treffpunkten. Du aktivierst ihn beim Anlegen des Standorts über den entsprechenden Schalter. Es ist keine Adresse erforderlich, aber Land und Bundesland sollten trotzdem hinterlegt werden, damit Schließzeiten korrekt berechnet werden können. Im Buchungstunnel wird kein fester Ort angezeigt. Spezifische Treffpunktinformationen kannst du den Kunden z. B. über den zusätzlichen Infotext im Kurs oder über eine standortbezogene Dokumentdatei mitteilen.

Was passiert mit Dokumenten, die ich an einem Standort hinterlege?​

Dokumente, die du im Reiter Dokumente eines Standorts hochlädst, werden automatisch bei jeder Buchung eines Angebots an diesem Standort als Anhang der Buchungsbestätigung mitversendet. Das eignet sich z. B. für Wegbeschreibungen, Hallenpläne, Parkplatzinfos oder Hausregeln. Die Dokumente werden bei allen Kurs~~, Termin~~ und Ticketbuchungen berücksichtigt, die diesem Standort zugeordnet sind.

Wie kann ich prüfen, ob eine Benutzerrolle korrekt konfiguriert ist?​

Weise die Benutzerrolle zunächst einem Test-Mitarbeiter zu. In der Mitarbeiterübersicht findest du ganz rechts den lila Button „Identität annehmen”. Ein Klick darauf versetzt dich in die Perspektive dieses Mitarbeiters – du siehst exakt das, was er nach seinem Login sehen und nutzen kann. So kannst du prüfen, ob alle notwendigen Bereiche zugänglich sind und ob keine sensiblen Bereiche ungewollt einsehbar sind. Erst wenn die Konfiguration stimmt, empfiehlt es sich, dem Mitarbeiter seine Login-Daten zu übergeben.

Was ist der Unterschied zwischen „Als Kursleiter auswählbar” und „Im Teammodul anzeigen”?​

Beim Anlegen eines Mitarbeiters gibt es zwei separate Optionen:
Als Kursleiter auswählbar bedeutet, dass der Mitarbeiter in Kursen, Terminen und Tickets als Dozent oder Kursleiter eingetragen werden kann – er erscheint dann in der entsprechenden Auswahlliste.
Im Teammodul anzeigen steuert, ob der Mitarbeiter auf der Teamseite deiner Webseite öffentlich sichtbar ist.
Beide Optionen sind unabhängig voneinander – ein Mitarbeiter kann z. B. als Kursleiter aktiv sein, ohne auf der Webseite zu erscheinen.

Wer hat Zugriff auf die Dokumente im Mitarbeiterkonto?​

Dokumente, die du im Reiter Dokumente eines Mitarbeiterkontos hinterlegst, sind standardmäßig nur für den Eigentümer-Account und Mitarbeiter mit Vollzugriff sichtbar. Andere Mitarbeiter können diese Dokumente nur einsehen, wenn ihre Benutzerrolle das Recht zum Einsehen fremder Mitarbeiterkonten enthält. Das stellt sicher, dass sensible Unterlagen wie Arbeitsverträge oder Zertifikate nur von berechtigten Personen eingesehen werden können.

Was bewirkt der B2B-Modus in den Unternehmenseinstellungen?​

Wenn du den B2B-Schalter unter Unternehmen > Einstellungen > Einstellungen aktivierst, wird im Buchungstunnel automatisch ein Pflichtfeld für den Firmennamen ergänzt. Das ist sinnvoll, wenn du ausschließlich mit anderen Unternehmen arbeitest und deren Firmendaten für Rechnungen benötigst.
Für gemischte B2B/B2C-Angebote lasse den Schalter deaktiviert. Das entsprechende Feld kann bei Bedarf vom Kunden selbst aktiviert werden und stellt in diesem Fall beim Buchen kein obligatorisches Pflichtfeld dar.

Was ist der Unterschied zwischen der Seiten-E-Mail und der Absender-E-Mail?​

Die Seiten-E-Mail ist die E-Mail-Adresse, die nach außen hin sichtbar ist – z. B. als Kontaktadresse auf deiner Webseite und in PDF-Dokumenten wie Rechnungen oder Terminlisten. Die Absender-E-Mail ist die Adresse, von der alle systemgenerierten Nachrichten (Buchungsbestätigungen, Erinnerungen, Rechnungen etc.) an Kunden versendet werden. Beide Adressen können identisch sein, können aber auch voneinander abweichen – z. B. wenn du für den Versand eine separate Absenderadresse nutzen möchtest.

Kann ich systemgenerierte E-Mails an verschiedene Adressen je nach Thema weiterleiten?​

Ja. Unter Unternehmen > Einstellungen > E-Mail-Empfänger kannst du festlegen, welche systemgenerierten Nachrichten an welche E-Mail-Adresse gesendet werden – z. B. Kurs-Benachrichtigungen an die Kursleitung, Finanzbenachrichtigungen an die Buchhaltung. Wenn keine spezifischen Adressen hinterlegt sind, verwendet das System die E-Mail-Adresse des Account-Eigentümers für alle Benachrichtigungen.

Was passiert, wenn ich eine Schließzeit nachträglich zu einem Standort hinzufüge?​

Wenn du einen Schließtag nachträglich hinzufügst, wirst du gefragt, ob die betroffenen Kurse an diesem Tag ausfallen sollen und ob die eingebuchten Teilnehmer per E-Mail informiert werden sollen. Im Einzelterminmodul werden die entsprechenden Zeiten automatisch als nicht buchbar blockiert. Für bereits generierte Kurstage musst du zusätzlich sicherstellen, dass im jeweiligen Kurstermin der Schalter „Schließtage ausfallen lassen” aktiviert ist, damit der neue Schließtag auch dort berücksichtigt wird.

Kann ich kutego® auch ohne eigenen SMTP-Server nutzen – gibt es einen Standard-E-Mail-Versand?​

Wenn du das kutego®-Webmodul gebucht hast, kannst du über Unternehmen > E-Mail-Konten eine eigene E-Mail-Adresse mit deiner Domain anlegen. Die SMTP-Daten für diese Adresse sind identisch mit dem kutego®-Mailserver – du hinterlegst sie einmalig unter Unternehmen > Einstellungen > E-Mail-Versand. Ohne Webmodul verwendest du die SMTP-Daten deines eigenen E-Mail-Anbieters. In beiden Fällen werden alle systemgenerierten E-Mails über die von dir konfigurierte Absenderadresse versendet.

Welche meiner Unternehmensdaten erscheinen auf Rechnungen und Dokumenten?​

Alle Stammdaten, die du unter Unternehmen > Einstellungen hinterlegst – also Firmenname, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Logo – werden automatisch auf Rechnungen, Quittungen, Verträgen und System-E-Mails verwendet. Achte daher darauf, dass diese Daten vollständig und aktuell gepflegt sind, bevor du mit dem Versand an Kunden beginnst.

Wie viele Standorte kann ich in kutego® anlegen?​

Es gibt keine Begrenzung. Du kannst beliebig viele Standorte anlegen – ideal, wenn du mehrere Filialen, Hallen, Räume oder Außenstellen betreibst. Jedem Standort kannst du eigene Räume, Öffnungszeiten, Schließzeiten und Dokumente zuordnen.

Können mehrere Kurse, Termine oder Tickets demselben Standort zugeordnet werden?​

Ja. Ein Standort kann beliebig vielen Angeboten zugeordnet werden. Alle Buchungen, die einem Standort zugewiesen sind, berücksichtigen automatisch dessen Schließzeiten und erhalten die hinterlegten Standortdokumente als Anhang der Buchungsbestätigung.

Wie funktioniert „Identität annehmen” – sieht der Mitarbeiter, dass ich in seinem Account bin?​

Nein. Wenn du über den lila Button „Identität annehmen” in der Mitarbeiterübersicht in die Perspektive eines Mitarbeiters wechselst, siehst du ausschließlich das, was er nach seinem Login sehen und nutzen würde – der Mitarbeiter bemerkt davon nichts. Die Funktion dient dazu, Benutzerrollen und Berechtigungen zu überprüfen, bevor du dem Mitarbeiter seine Zugangsdaten übergibst. So kannst du sicherstellen, dass er Zugriff auf alle notwendigen Bereiche hat – und keinen Zugriff auf sensible Bereiche, die nicht für ihn gedacht sind.

Was ist der Unterschied zwischen dem Eigentümer-Account und einem Mitarbeiter-Account?​

Der Eigentümer-Account ist der primäre Administrator des Systems – er hat automatisch Vollzugriff auf alle Bereiche, kann Mitarbeiter anlegen und Benutzerrollen verwalten, und sieht auch exklusive Bereiche wie E-Mail-Konten oder Account-Einstellungen. Mitarbeiter-Accounts erhalten nur die Rechte, die ihnen über eine Benutzerrolle explizit zugewiesen wurden. Im Gegensatz zum Eigentümer können Mitarbeiter keine anderen Mitarbeiterkonten vollständig verwalten, sofern diese Berechtigung nicht ausdrücklich vergeben wurde.

Kann ich den Eigentümer-Account auf eine andere Person übertragen?​

Ja. Wenn du den Account an eine andere Person übergeben möchtest – zum Beispiel bei einem Inhaberwechsel – wende dich dafür an den kutego®-Support. Eine Übertragung des Eigentümer-Accounts ist nicht selbstständig im System durchführbar und erfordert eine manuelle Prüfung.

Kann ich den Widerrufsbutton komplett aus dem System entfernen?​

Pauschal entfernen lässt sich der Button nicht — er ist seit dem 19.06.2026 gesetzlich vorgeschrieben (§ 356a BGB) für Unternehmen, die Verträge online abschließen.
Schließt du deine Verträge ausschließlich per E-Mail oder auf Papier ab, kannst du unter Unternehmens-Einstellungen die Option „Widerrufsbutton komplett ausblenden?” aktivieren. Sie blendet den Button überall aus: in der Buchungsbestätigungs-E-Mail, im Kundenkonto, im Checkout, im Footer und auf der Widerrufsseite selbst. Wichtig: Aktiviere diese Option nur, wenn du tatsächlich keine Verträge online abschließt — die rechtliche Verantwortung dafür liegt bei deinem Account.

Die Footer-Einstellung blendet den Button nur im Footer deiner Webseite aus — im Kundenkonto und Checkout bleibt er weiterhin sichtbar. Die Option „komplett ausblenden” entfernt den Button dagegen überall, also zusätzlich auch aus Kundenkonto, Checkout und Buchungsbestätigungs-E-Mail. Sie eignet sich nur für Accounts, die ausschließlich offline (per E-Mail oder Papier) Verträge abschließen.

Was ist die Rechnungskopie?​

Mit der Rechnungskopie legst du einen zusätzlichen E-Mail-Empfänger fest, an den kutego® automatisch eine Kopie deiner Rechnungen, Mahnungen und Stornorechnungen sendet. So erhält zum Beispiel deine Steuerberatung alle Belege direkt digital, ohne dass du sie exportieren oder weiterleiten musst.

Wo richte ich die Rechnungskopie ein?​

Gehe zu Unternehmen > Einstellungen > E-Mail-Empfänger und trage im Feld Rechnungskopie die gewünschte E-Mail-Adresse ein. Nach dem Speichern werden alle Rechnungen, Mahnungen und Stornorechnungen automatisch als Kopie an diese Adresse verschickt.

Welche Dokumente werden an den Rechnungskopie-Empfänger verschickt?​

kutego® verschickt Rechnungen, Mahnungen und Stornorechnungen automatisch an den hinterlegten Rechnungskopie-Empfänger.

Kann ich meine Belege über die Rechnungskopie automatisch an DATEV übertragen?​

Ja. Trage als Rechnungskopie-Empfänger einfach die DATEV-Mail-Adresse deiner Steuerberatung ein. So werden alle buchhalterischen Informationen automatisch an DATEV übertragen. Da kutego® keine direkte DATEV-Schnittstelle hat, ist das der einfachste Weg für eine automatisierte Übergabe.

Muss ich die Rechnungskopie für jeden Beleg einzeln auslösen?​

Nein. Sobald die Adresse hinterlegt ist, läuft der Versand vollautomatisch. Jede neue Rechnung, Mahnung und Stornorechnung wird ohne dein Zutun als Kopie verschickt.

Kann ich die Rechnungskopie gleichzeitig mit Lexware Office oder sevDesk nutzen?​

Technisch ist das möglich. Stimme dich aber unbedingt mit deiner Steuerberatung ab, welcher Übertragungsweg genutzt wird, damit Belege nicht doppelt verbucht werden.

Wie drucke ich den Stundennachweis eines Mitarbeiters aus?​

Öffne das Mitarbeiterkonto unter Unternehmen > Mitarbeiter und wechsle in den Reiter „Honorar“. Im Bereich „Stundennachweis für Aushilfskräfte“ wählst du oben rechts den gewünschten Zeitraum aus. Über den Button „Drucken“ erstellst du anschließend einen Ausdruck mit allen erfassten Zeiten für diesen Zeitraum.

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