Häufige Fragen

Was kann ich im Bereich „Unternehmen“ verwalten?

Im Menüpunkt Unternehmen verwaltest du alle grundlegenden Einstellungen deines kutego^®-Kontos, die für dein gesamtes System gelten. Dazu gehören:

• Unternehmensdaten
• E-Mail-Versand
• Benutzer & Mitarbeiter
• Rollen & Berechtigungen
• Standorte
• Rechtliche Dokumente (Impressum, AGB und Datenschutz)
• E-Mail-Konten (nur mit Webmodul)
• System-E-Mails & Vorlagen

Dieser Bereich ist das Zentralnervensystem deiner Software.

Wo kann ich meine allgemeinen Unternehmensdaten hinterlegen?

Unter Unternehmen > Einstellungen trägst du deine Stammdaten mit allen wichtigen Informationen ein, z. B.:

• Firmenname
• Anschrift
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse
• Logo
  Diese Daten werden automatisch in deinen Rechnungen, Verträgen und System-E-Mails verwendet.

Wo kann ich meine Kontakt- und Supportdaten anpassen?

Unter Unternehmen > Einstellungen > E-Mail-Versand kannst du festlegen:

• offizielle Seiten-E-Mailadresse: Diese E-Mail Adresse wird zur Aussendarstellung verwendet wie z.B. als Kontaktmöglichkeit auf deiner Webseite oder in den PDF-Dateien.
• Absender-E-Mail für Systemmails: Diese E-Mail Adresse wird bei jeder vom System versendeten E-Mail als Absender verwendet (SMTP-Daten für diese Mailadresse hinterlegen)

Diese Daten erscheinen in E-Mails, im Kundenportal und auf der Webseite.

Wie lege ich Standorte an und verwalte diese?

Unter Unternehmen > Standorte kannst du beliebig viele Standorte anlegen – ideal, wenn du mehrere Filialen, Hallen, Becken oder Arbeitsorte betreibst. Für jeden Standort hinterlegst du:

• Adresse
• Räume oder Becken
• Öffnungszeiten
• Schließzeiten
• (optional) Dokumente: Diese werden bei einer Kurs~~, Termin~~ oder Ticketbuchung mit diesem Standort automatisch als Anhang der Buchungsbestellbestätigung zugefügt.

Wie lege ich einen neuen Mitarbeiter in kutego^® an?

Gehe zu Unternehmen > Mitarbeiter und klicke auf „Anlegen“. Zum Erstellen eines Mitarbeiterkontos benötigst du lediglich:

• E-Mail-Adresse
• Anrede, Vorname und Name (unter Personendaten)

Anschließend kannst du:

• eine Benutzerrolle zuweisen (Berechtigungen & Sichtbarkeit),
• festlegen, ob die Person als Kursleiter/Dozent auswählbar sein soll (Haken bei der Abfrage setzen),
• bestimmen, ob der Mitarbeiter auf der Teamseite deiner Webseite angezeigt wird (Haken bei der Abfrage setzen),
• optional ein Profilbild, eine Beschreibung und Dokumente hinterlegen.

Jeder Mitarbeiter erhält eigene Login-Daten und nur Zugriff auf die Bereiche, die du mit der Benutzerrolle freigibst.

Wie funktionieren Benutzerrollen und Berechtigungen?

Unter Unternehmen > Benutzerrollen kannst du individuelle Berechtigungen definieren. Für jede Rolle legst du fest, welche Bereiche der Mitarbeiter sehen und bearbeiten darf.
Typische Rollen sind: Kursleiter, Buchhaltung, Büro, Marketing, Standortleitung. kutego^® erlaubt dir eine sehr genaue Rechtevergabe. Du kannst einem Mitarbeiter in seinem Mitarbeiterkonto die gewünschte Berechtigung zuweisen. Anschließend kannst du über den lila Button “Identität annehmen” in der Mitarbeiterübersicht überprüfen, ob er nach seinem Login Zugriff auf die gewünschten Bereiche hat. Erst wenn du damit zufrieden bist, solltest du ihm die Zugangsdaten für seinen Mitarbeiter-Login zusenden.

Wie kann ich System-E-Mails anpassen?

Unter Unternehmen > System-E-Mails > Vorlagen findest du alle automatischen E-Mails, die kutego^® verschicktDu kannst jede dieser Vorlagen direkt im Text bearbeiten – suche einfach nach dem Betreff der E-Mail, die du ändern möchtest, und passe die entsprechende Vorlage an. Durch deine Änderung wird automatisch eine zusätzliche “Eigene” Systemmailvorlage erstellt, die beim Versand stets Priorität hat. Dadurch wird sichergestellt, dass Systemmails nicht versehentlich gelöscht werden.

Wie kann ich eigene E-Mail-Adressen für mein Unternehmen anlegen?

Dies ist nur möglich, wenn du das Webmodul gebucht hast. Unter Unternehmen > E-Mail-Konten kannst du beliebig viele E-Mail-Adressen mit deiner Domain anlegen. Die Postfächer werden automatisch auf dem kutego^® Mail-Server erstellt und können über den integrierten Webmailer genutzt werden. Diesen Navigationspunkt sieht ausschließlich der Eigentümer, da es sich hier um Firmenmailadressen handelt.

Wie hinterlege ich meine SMTP-Daten für den Versand von E-Mails?

Unter Unternehmen > Einstellungen > E-Mail-Versand kannst du dein E-Mail-Konto für den Versand verknüpfen.
Dort hinterlegst du:

• SMTP-Server
• Port
• Benutzername (meist = Mailadresse)
• Passwort (der Mailadresse, für den Mailabruf)
• Verschlüsselungsart
  Alle E-Mails, die kutego^® versendet, werden über den hinterlegten SMTP-Versand verschickt. Mit dem Button “Testmail versenden” kannst du überprüfen, ob deine Einstellungen korrekt sind. Bitte hinterlege auch das Versandlimit/Minute für dein Mailkonto (dein Mailanbieter kann dir Auskunft geben).

Wie kann ich mein Impressum und meine AGB hinterlegen?

Gehe zu Unternehmen > Einstellungen > Rechtliches. Dort kannst du eigene Texte für:

• Impressum (wird alternativ automatisiert aus den Unternehmensdaten bezogen)
• AGB
• Widerrufsbelehrung einfügen.

Überprüfe auch im Reiter “Datenschutz”, ob wir unsere Datenschutzerklärung für dein Unternehmen ergänzen müssen – dies kannst du über die entsprechenden Abfrageschalter konfigurieren.
Diese Inhalte werden automatisch auf deiner Webseite (mit Webmodul), im Buchungstunnel und im Kundenportal verlinkt.

Wie kann ich mein Firmenlogo hochladen oder ändern?

Unter Unternehmen > Einstellungen > Logo/Favicon kannst du dein Logo hochladen. Dieses wird automatisch auf Rechnungen, PDF-Dokumenten wie Terminlisten, System-E-Mails, der Onlinebuchung, deiner Webseite sowie im Kundenportal eingebunden. Ergänze zudem das Favicon, das im Browser-Tab angezeigt wird, um deine Marke optimal zu präsentieren.

Wofür kann ich benutzerdefinierte Felder in kutego^® nutzen?

Mit benutzerdefinierten Feldern kannst du eigene Abfragen in deinem Buchungstunnel oder im Kontaktformular hinzufügen. So kannst du alle Informationen abfragen, die du für deine Kurse, Teilnehmer oder dein Unternehmen benötigst. Beim Anlegen eines Feldes bestimmst du, an welcher Position es erscheinen soll, z. B.:

• im ersten Buchungsschritt bei den Kundendaten,
• beim Teilnehmer, um zusätzliche Angaben einzuholen,
• im letzten Buchungsschritt, in der Buchungsübersicht, z. B. für Hinweise oder Marketingfragen („Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden?“).

Benutzerdefinierte Felder können als Pflichtfelder markiert werden und lassen sich anschließend über die Antwortübersicht prozentual auswerten.
So erhältst du strukturierte Informationen direkt während der Buchung und musst sie nicht nachträglich beim Kunden abfragen.

Wie lege ich ein benutzerdefiniertes Feld an?

Unter Unternehmen > Benutzerdefinierte Felder kannst du eigene Abfragefelder anlegen und definieren:

• Feldtyp (Text, Auswahl, Option, Dropdown usw.)
• Position (z. B. Kundendaten, Teilnehmerdaten, Rechnungsübersicht, Kontaktformular)
• optionale Pflichtfeld-Einstellung
• Anzeige (bei allen Buchungen oder auf bestimmte Angebote beschränkte Abfrage?)
  Das Feld erscheint sofort im ausgewählten Bereich.

Wie kann ich in kutego^® eine eigene Umfrage erstellen?

Gehe zu Unternehmen > Umfragen und klicke auf „Anlegen“. Dort kannst du eine Frage formulieren und beliebig viele Antwortmöglichkeiten mit eigenen Beschreibungen hinterlegen. Die Umfrage wird nach dem Speichern automatisch in allen Kunden-Logins angezeigt.

Wo sehen meine Kunden die Umfrage?

Sobald die Umfrage aktiviert ist, erscheint sie direkt beim Login des Kunden als erste sichtbare Ansicht. Der Kunde kann die Umfrage beantworten oder sie schließen.

Kann ich eine Umfrage nur bestimmten Kundengruppen anzeigen?

Nein. Umfragen werden immer allen Kunden angezeigt, die sich in ihr Kundenkonto einloggen. Eine Einschränkung auf bestimmte Zielgruppen ist nicht möglich.

Kann ich eine Umfrage zeitlich begrenzen?

Ja. Beim Anlegen kannst du optional ein Enddatum hinterlegen. Nach Ablauf des Zeitraums wird die Umfrage automatisch geschlossen.

Kann ich eine Umfrage manuell schließen?

Ja. Unter Unternehmen > Umfragen kannst du eine aktive Umfrage jederzeit manuell schließen. Du entscheidest ebenfalls, ob die Umfrage weiterhin im Kundenbereich sichtbar bleiben soll oder nicht.

Wie werden die Antworten meiner Kunden gespeichert?

Alle abgegebenen Stimmen werden im Bereich Unternehmen > Umfragen gesammelt. Dort kannst du sehen:

• wie viele Kunden abgestimmt haben,
• welche Antwortoption wie häufig ausgewählt wurde,
• wie die prozentuale Verteilung ist.

Kann ein Kunde eine Umfrage mehrfach beantworten?

Nein. Jeder Kunde kann eine Umfrage nur einmal beantworten. Nach der Stimmabgabe wird die Umfrage für diesen Kunden nicht erneut angezeigt.

Können Kunden eine Umfrage ignorieren?

Ja. Kunden können die Umfrage schließen, ohne abzustimmen. Die Umfrage erscheint jedoch beim nächsten Login erneut, solange sie aktiv ist.

Kann ich mehrere Umfragen gleichzeitig anzeigen lassen?

Ja, du kannst mehrere aktive Umfragen anlegen. Im Kundenlogin werden diese nacheinander angezeigt.

Wofür eignen sich Umfragen in kutego^® besonders gut?

Umfragen eignen sich optimal für:

• schnelle Kundenzufriedenheit
• Abstimmungen zu neuen Konzepten
• einfache Marktforschung
• kurze Entscheidungsfragen (z. B. Ferientermine, Kurszeiten)
  Da die Umfragen jedem Kunden angezeigt werden, erreichst du eine besonders hohe Beteiligung.

Wie funktioniert die Zeiterfassung für Mitarbeiter in kutego^®?

Die Zeiterfassung in kutego^® besteht aus zwei Bereichen:
1. Automatische Zeiterfassung für Kursleiter und Dozenten: Wenn in einer Kategorie ein Stundenlohn hinterlegt ist und die automatische Zeiterfassung aktiviert ist, erfasst kutego^® automatisch alle Kurs- und Terminzeiten eines Mitarbeiters. Diese Zeiten erscheinen anschließend unter Unternehmen > Zeiterfassung und können dort ausgewertet, gefiltert und für die Lohnabrechnung genutzt werden.
2. Manuelle Zeiterfassung für zusätzliche Tätigkeiten: Alles, was nicht automatisch über die Kursleiterzeiten erfasst wird – z. B. Bürozeiten, Aufräumarbeiten oder Vorbereitungszeiten – kann manuell eingetragen werden. Dafür definierst du unter Unternehmen > Einstellungen > Manuelle Zeiterfassung die möglichen Tätigkeiten.

kutego^® ist keine Stechuhr und erfüllt nicht die gesetzliche Pflicht zur minutengenauen Start-/Endzeiterfassung. Nur die Zeiten der Kursleiter werden automatisch erfasst und manuell eingetragene Tätigkeiten dokumentiert. Dadurch eignet sich das System ideal für die Abrechnung von Honorarkräften.

Wie werden automatische Kursleiterzeiten erfasst?

Sobald ein Mitarbeiter als Kursleiter oder Dozent in einem Kurs oder Einzeltermin eingetragen ist und die Kategorie einen Stundenlohn enthält, erfasst kutego^®:

• Datum und Dauer jedes Termins
• den verantwortlichen Kursleiter
• den hinterlegten Stundenlohn
• eine automatische Lohnberechnung
• eventuelle Überstunden (optional)
  Diese Daten erscheinen automatisch im Bereich Unternehmen > Zeiterfassung und können hier ausgewertet werden.

Wie kann ich manuelle Tätigkeiten für Mitarbeiter erfassen?

Um eine manuelle Zeiterfassung anzulegen, gehst du zu:

• Unternehmen > Zeiterfassung > Anlegen

Dort kannst du hinterlegen:

• Mitarbeiter
• Tätigkeit (aus der Liste der zuvor manuell definierten Tätigkeiten)
• Datum
• Stunden und Minuten
• optional: Notizen
• Auswahl, ob die Zeit als Lohn oder Überstunde gespeichert wird
  Manuelle Zeiten können vom Mitarbeiter selbst (wenn er die Berechtigung dafür hat) oder von einem berechtigten Vorgesetzten gepflegt werden.

Wie definiere ich, welche Tätigkeiten manuell erfasst werden können?

Unter Unternehmen > Einstellungen > Manuelle Zeiterfassung kannst du eigene Tätigkeiten mit Stundenlohn anlegen, z. B.:

• Bürozeiten
• Vor- und Nachbereitung
• Reinigung
• Materialpflege
• interne Besprechungen
  Diese Tätigkeiten stehen anschließend in der manuellen Erfassung als Auswahl zur Verfügung.

Wo sehe ich die gesamte Zeiterfassung meiner Mitarbeiter?

Unter Unternehmen > Zeiterfassung erhältst du eine vollständige Übersicht über:

• automatische Kursleiterzeiten
• manuelle Tätigkeiten
• Gesamtstunden pro Monat
• Lohnberechnung nach Stundenlohn
• Überstunden

Diese Daten können gefiltert und exportiert werden.

Kann ich Zeiterfassungsdaten für die Lohnabrechnung exportieren?

Ja. Alle Zeiteinträge lassen sich als CSV-Datei exportieren, z. B. für:

• Lohnbüro
• Steuerberater
• interne Abrechnung
• Monatsabrechnungen pro Mitarbeiter

Können Zeiterfassungen korrigiert oder gelöscht werden?

Ja. Berechtigte Benutzer können Zeiten jederzeit anpassen oder entfernen. Alle Änderungen erfolgen zentral über Unternehmen > Zeiterfassung.

Kann ein Mitarbeiter seine Zeiten selbst eintragen?

Ja, wenn seine Benutzerrolle die nötigen Rechte hat. Falls nicht, kann ein Vorgesetzter die Einträge übernehmen.

Erfüllt die Zeiterfassung in kutego^® die gesetzlichen Anforderungen zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung?

Nein. kutego^® ist keine gesetzliche Stechuhr.
Es werden:

• automatisch nur Kursleiter- und Dozentenstunden getrackt
• manuell zusätzliche Tätigkeiten erfasst
  Eine automatische Start-/Endzeiterfassung ist nicht Bestandteil des Systems.

Was muss ich tun, wenn ein Kursleiter falsch zugeordnet wurde?

Wenn ein Kursleiter in einem Kurs oder an einzelnen Kurstagen/Einzelterminen falsch zugeordnet wurde, musst du wissen, dass bereits erzeugte Zeiterfassungen nicht automatisch rückwirkend korrigiert werden. Änderungen wirken sich immer nur auf zukünftige Termine aus. Für bereits erfasste Zeiten gilt daher:
1. Kursleiter im Kurstermin korrigieren: Ändere im Kurstermin den Kursleiter oder passe einzelne Kurstage entsprechend an.
2. Bestehende Zeiterfassung rückwirkend korrigieren: Öffne Unternehmen > Zeiterfassung und lösche den Eintrag für den Zeitraum, in dem der falsche Kursleiter hinterlegt war oder korrigiere ihn auf den richtigen Mitarbeiter. Nur so wird verhindert, dass der falsche Mitarbeiter Lohn- oder Stundenzeiten gutgeschrieben bekommt.
Nach der Korrektur erstellt kutego^® automatisch die richtigen Zeiteinträge für alle zukünftigen Tage.

Welche Abwesenheitsarten kann ich in kutego^® hinterlegen?

Du kannst im Bereich Unternehmen > Abwesenheiten verschiedene Abwesenheitsarten auswählen, z. B.:

• Urlaub
• Krankheit
• Überstundenabbau
• Elternzeit
• Fortbildung
• unbezahlter Urlaub
• interne Veranstaltungen
  Diese Gründe sind rein intern und werden nicht gegenüber Kunden angezeigt.

Was ist der Unterschied zwischen ganztägiger und zeitlich begrenzter Abwesenheit?

Du kannst entscheiden, ob ein Mitarbeiter:

• ganztägig abwesend ist (z. B. Urlaub, Krankheit)
• nur zu bestimmten Tageszeiten abwesend ist (z. B. Fortbildung von 9–12 Uhr)
  Bei zeitlich begrenzten Abwesenheiten werden nur die betroffenen Zeiten berücksichtigt – das ist besonders wichtig im Terminmodul.

Welche Auswirkungen hat eine Abwesenheit auf Kurse und Einzeltermine?

Beim Anlegen der Abwesenheit hast du zwei Möglichkeiten:

• Von Terminen/Kurstagen auschecken: Der Termin oder Kurs bleibt bestehen, der Mitarbeiter wird nur als Kursleiter entfernt. Die automatische Zeiterfassung läuft für diesen Zeitraum nicht. Der Eigentümer erhält automatisch eine E-Mail, dass ein Termin neu besetzt werden muss. Im Dashboard können zusätzlich alle Termine gefiltert werden, die ohne Kursleiter sind.
• Termin/Kurstag absagen: Der Termin wird automatisch auf „fällt aus“ gesetzt, Kunden können dabei optional per E-Mail informiert werden. Es erfolgt keine automatische Erstattung, damit du flexibel entscheiden kannst > diese kannst du im Kurstermin > Tage manuell auslösen.

Was passiert, wenn für die Abwesenheit keine Vertretung gefunden wird?

Wenn beim Anlegen der Abwesenheit bereits klar ist, dass niemand den Kurs oder Termin vertreten kann, kannst du direkt die Option „Kurstermin/Termine absagen“ wählen. Der Termin wird als “fällt aus” markiert und die Kommunikation an die Kunden kann direkt ausgelöst werden.

Wie sehe ich, welche Kurse oder Termine keinen Kursleiter mehr haben?

Im Dashboard kannst du gezielt nach Kursterminen ohne Kursleiter filtern. Hier findest du alle Kurs- und Einzeltermine, die durch Abwesenheiten neu besetzt werden müssen. So können auch Mitarbeiter prüfen, ob sie an einem Tag als Vertretung einspringen können.

Welche Auswirkungen haben Abwesenheiten auf die Buchbarkeit im Terminmodul?

Ist ein Mitarbeiter im Zeitraum seiner Abwesenheit für Einzeltermine buchbar, blockiert kutego^® diese Zeiträume automatisch. Der Kunde kann diese Zeiten nicht mehr auswählen, und sie erscheinen im Terminmodul als „nicht buchbar“.

Werden durch Abwesenheiten automatisch Zeiterfassungen korrigiert?

Nein. Wenn ein Mitarbeiter für vergangene Kurstage entfernt wird, werden die bereits erstellten Zeiteinträge nicht automatisch rückwirkend korrigiert. Bereits erzeugte Zeiterfassungen müssen manuell gelöscht oder korrigiert werden. Zukünftige Termine werden nach der Abwesenheitsänderung automatisch korrekt verarbeitet, wenn der Mitarbeiter bei der Abwesenheit entweder vom Tag ausgecheckt wurde oder der Tag als “fällt aus” markiert wurde.

Können Abwesenheiten beim Einsatzplan oder Dienstplan benutzt werden?

Ja. Du kannst dir im Dashboard gezielt Abwesenheiten von Mitarbeitern anzeigen lassen. Sie dienen als Grundlage für:

• Kursleiterplanung
• Terminvertretungen
• Urlaubsübersichten
• Einsatzkoordination
  Dadurch siehst du schnell, wo Personalengpässe entstehen.

Über die Filteroption “Kurstermine ohne Kursleiter” kannst du direkt sehen, welche Vertretungen noch organisiert werden müssen.

Können Abwesenheiten von Mitarbeitern selbst eingetragen werden?

Das hängt von der Benutzerrolle ab. Ein Mitarbeiter kann Abwesenheiten selbst eintragen, wenn ihm diese Berechtigung zugewiesen wurde. Alternativ kann ein Vorgesetzter die Abwesenheit für ihn anlegen.

Kann ich mir die Geburtstage meiner Mitarbeiter anzeigen lassen?

Ja. Im Geburtstagskalender unter Kunden > Geburstagskalender werden dir auch die Geburtstage deiner Mitarbeiter angezeigt – farblich rot markiert. Dadurch kannst du auf einen Blick erkennen, wann der nächste Mitarbeiter Geburstag hat.

Meine E-Mails werden nicht mehr an die Kunden versendet – woran liegt das?

Wenn E-Mails nicht wie erwartet versendet werden, kannst du die Ursache an mehreren Stellen prüfen. Unter Unternehmen > System-E-Mails > versendete E-Mails findest du zu jeder Nachricht einen Fehlercode, der von deinem E-Mail-Server ausgegeben wird. Nutzt du nicht das kutego^®-Webmodul, sondern deinen eigenen SMTP-Server, wende dich bei serverbezogenen Fehlermeldungen an deinen E-Mail-Provider.

Die häufigsten Gründe für Versandprobleme sind:

• Falsche SMTP-Einstellungen: Unter Unternehmen > Einstellungen > E-Mail-Versand kannst du die eingerichteten SMTP-Daten prüfen. Versende dort eine Test-Mail. Nur wenn „Test-Mail erfolgreich versendet“ grün angezeigt wird, ist die Konfiguration korrekt. Sind die Angaben falsch, korrigiere sie und speichere erneut. Anschließend kannst du alle nicht versendeten E-Mails markieren und über Tools > Erneut versenden verschicken.
• Versandlimit falsch eingestellt: Wenn du etwa einen Newsletter mit vielen Empfängern versendet hast und dein Versandlimit zu hoch eingestellt war, kann dein E-Mail-Server blockiert worden sein. Passe das Versandlimit an. Starte den Versand erneut oder kontaktiere deinen E-Mail-Provider.
• Fehlerhafte Kunden-E-Mail-Adresse: Ein simpler, aber häufiger Grund: Die E-Mail-Adresse des Kunden enthält einen Schreibfehler. Kontrolliere diese im Kundenkonto.
• Sandbox-Modus im Webmodul aktiviert: Wenn du kürzlich deine Webseite neu gestaltet oder getestet hast, könnte der Sandbox-Modus aktiv sein. Unter Webseite > Einstellungen kannst du diesen deaktivieren. Im Sandbox-Modus werden E-Mails ausschließlich an dich als Eigentümer gesendet, nicht an Kunden. Nach der Deaktivierung kannst du alle Nachrichten erneut als Massenaktion über Tools versenden.